Vanaf 11 december 2022 moeten alle lokale besturen een klokkenluidersmeldpunt hebben voor de medewerkers en andere personen die met het lokaal bestuur samenwerken.
De Europese Klokkenluidersrichtlijn wil mensen die overtredingen en misbruiken aanklagen beschermen tegen de negatieve gevolgen van de melding. Vlaanderen heeft deze richtlijn omgezet in het Bestuursdecreet van 7 december 2018 dat van toepassing is voor de Vlaamse overheid en de lokale besturen.
Klokkenluider
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Niet enkel personeelsleden kunnen klokkenluiders zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur van Maasmechelen samenwerken, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten,…
Anonieme meldingen worden eveneens beschermd onder het decreet en het klokkenluiderssysteem.
Inbreuken
Het Bestuursdecreet definieert het begrip ‘inbreuk’ als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt.
Een klokkenluidersmelding kan dus gaan over inbreuk op een regelgeving die op het lokale bestuur van toepassing is, die zich feitelijk of mogelijk al heeft voorgedaan of die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden.
Bescherming en garanties
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen, schorsing of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties, of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.
Melding doen
Intern meldpunt
De algemeen directeur of de daartoe gedelegeerde is overeenkomstig het Bestuursdecreet het intern meldpunt voor personeelsleden van het lokaal bestuur. De melding gebeurt bij voorkeur intern als de inbreuk doeltreffend kan worden behandeld en u bent van mening dat er geen kans op represailles bestaat.
Schriftelijk via brief of e-mail
De melding kan gestuurd worden naar klokkenluider@maasmechelen.be. Mails in dit postvak worden enkel gelezen door de algemeen directeur.
Als u de melding per brief wil versturen, dan richt u de brief aan de algemeen directeur. U stuurt de brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:
Lokaal Bestuur Maasmechelen
T.a.v. de algemeen directeur (vertrouwelijk)
Heirstraat 239
3630 Maasmechelen
De brief wordt niet door het secretariaat geopend (evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de algemeen directeur bezorgd.
Telefonisch
U kan ook een telefonische melding doen. U vraagt hierbij eerst naar het secretariaat en vervolgens dat u zich wenst te beroepen op de klokkenluidersregeling en dus met de algemeen directeur wenst te spreken.
Fysieke ontmoeting
U heeft het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van uw melding te bespreken.
Als u ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. U krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Extern meldpunt
Externe klokkenluiders dienen zich meteen tot Audit Vlaanderen te wenden.
Contactgegevens
Audit Vlaanderen
melding.audit@vlaanderen.be
T 02 553 45 55
Havenlaan 88 - bus 24
1000 Brussel
Verder verloop van uw melding
Ontvangstmelding
U ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal uw melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- Uw melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijgt u meteen meer informatie over uw melding.
- U zich uitdrukkelijk hebt verzet tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- Het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van uw identiteit in gevaar brengt.
Meer informatie over uw melding
Binnen een redelijke termijn krijgt u informatie over wat er met uw melding gebeurde:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: in sommige gevallen kan deze termijn van drie maanden verlengd worden.
U komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van uw melding. U krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen u geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.